IT-Universe
(846) 979-80-80  info@it-universe.ru

Решения DocsVision 5

Решение «Корпоративный документооборот»

Решение «Корпоративный документооборот» предназначено для автоматизации процессов работы с исходящими, входящими, внутренними и распорядительными документами нескольких юридических лиц, которые ведут согласованную финансово-хозяйственную деятельность, а также являются управляемыми или управляющими предприятиями холдинговых структур.

Решение существует для DocsVision 4.5 и 5.0. Ограничений по используемой редакции нет. Дополнительные модули/приложения и программное обеспечение не требуются. Дополнительные требования к оборудованию отсутствуют.

Назначение решения

Решение оптимально для внедрения на предприятиях, входящих в состав холдинговых структур в качестве управляющих или управляемых компаний, в том числе территориально-распределенных.

Оно позволяет реализовать, с одной стороны, автономный и независимый документооборот внутри каждой компании, а с другой - обеспечить прозрачность документооборота для всех структурных единиц холдинга и организовать обмен документами, дать возможность согласования и подписания документов руководителями нескольких юридических лиц.

Целевыми пользователями решения являются все сотрудники, принимающие участие в работе с документами, начиная с момента их создания/получения до исполнения или отправки в дело/контрагенту.

Использование данного решения позволяет:

  • сократить временные затраты на подготовку проектов документов, их согласование и подписание;
  • повысить управляемость компанией и оперативность принятия управленческих решений за счет автоматизации процессов рассмотрения и исполнения документов, а также контроля исполнительской дисциплины.

Преимущества использования данного решения

  1. Решение полностью адаптировано к условиям работы холдинговых структур: предусмотрены множество мест регистрации в территориальных подразделениях управляющей компании холдинга и на управляемых предприятиях, возможность автоматической пересылки и пре-регистрации входящего документа на предприятии-получателе, входящем в состав холдинга.
  2. Автоматизированы основные процессы работы с документами - подготовка (доработка при необходимости), согласование (в том числе нормоконтроль и правовой анализ), подписание, регистрация, рассылка/экспедиционная обработка, рассмотрение, исполнение и закрытие. Статусы документов и поручений изменяются автоматически в соответствии с результатом выполнения рабочего процесса на этапе жизненного цикла. Необходимые задания генерируются автоматически.
  3. Разработаны новые карточки исходящих, входящих, внутренних и распорядительных документов, включающие расширенный набор атрибутов.
  4. Разработана новая карточка поручения, включающая расширенный набор атрибутов и функциональных возможностей. Автоматизированы процессы обработки запроса на перенос сроков исполнения и отмену поручений, многовариантного процесса проверки (рассмотрения) отчетов об исполнении поручений и их утверждения или отклонения (с последующей отправкой на доработку), работа ответственного исполнителя.
  5. Работа с системой проста и удобна: минимальное количество информационных объектов (карточки документа и поручения), минимальное число переходов между объектами для получения информации. Так, пользователь не работает с карточкой согласования (является закладкой карточки документа) и карточкой задания (сразу открывается соответствующий информационный объект – документ или поручение).
  6. Предусмотрены дополнительные функциональные возможности: раздельный учет проектов и зарегистрированных документов, выбор варианта повторного согласования, рассылка файлов документов и поручений по электронной почте сотрудникам, не работающим в системе либо контрагентам, назначение замещающего сотрудника, использование календаря рабочего времени, поточное сканирование, штрих-кодирование и многое другое.

Пример внедрения

Решение «Корпоративный документооборот» успешно внедрено в ОАО «ТЕВИС» (http://www.tevis.ru), крупнейшем сетевом предприятии тепло-, водоснабжения и водоотведения в г. Тольятти.

Автоматизированы процессы обработки входящих, исходящих, внутренних и распорядительных документов: подготовка проектов документов, их согласование, подписание, регистрация, рассылка, рассмотрение и исполнение.

Компания имеет территориально-распределенную структуру, при этом регистрация ведется централизованно. Активных пользователей 65 человек. Сотрудникам, не подключенным к системе, а также получателям сторонних организаций файлы документов направляются автоматически по электронной почте.

Сценарии использования

  1. Подготовка проектов документов ведется в системе на основании новой карточки документа или с использованием шаблона с пред-заполненными реквизитами и присоединенным бланком файла вложений, а также маршрутом согласования и подписания.

    На этапе подготовки проекта документа автор заполняет реквизиты, формирует вложения (редактирует бланк и/или присоединяет дополнительные файлы), а также может дополнить/создать очереди согласования и подписания. Если очереди сформированы в шаблоне, сотрудник не может их удалить. После подготовки проекта он направляется на согласование и подписание в соответствии с заданным маршрутом – последовательным, параллельным или смешанным.

    Примечание. Все персональные данные удалены (закрашены желтым цветом).

    Рисунок 1. Карточка исходящего документа на этапе регистрации

  2. Согласование проходит последовательно по очередям.

    Очередь – группа сотрудников, которым задание направляется одновременно (параллельно). Согласующий имеет возможность согласовать проект документа, согласовать с замечаниями либо отклонить.

    Если хотя бы один из участников очереди отклонил проект или согласовал его с замечаниями, то проект - сразу или после того, как решение примут все участники очереди - поступает на доработку автору, который знакомится с замечаниями, вносит изменения в реквизиты и\или файлы документа и направляет его на повторное согласование – полное или частичное, в зависимости от выбранного варианта (полное повторное согласование, либо согласование с текущей очередью, либо согласование текущей очереди только с сотрудниками, отклонившими проект). На этапе доработки автор проекта может аннулировать проект документа.

    Рисунок 2. Маршрут согласования и лист визирования

  3. После завершения согласования проект документа поступает на подписание. Подписание всегда производится только последовательно. Подписант может подписать или отклонить проект документа.

  4. После подписания документы регистрируются (внутренние – в зависимости от состояния флага «Подпись на оригинале» - автоматически либо автором проекта, исходящие и распорядительные – с участием ответственного сотрудника-регистратора). После регистрации исходящие документы автоматически направляются по электронной почте контрагентам, если был указан адрес электронной почты, входящие и внутренние документы направляются на рассмотрение, распорядительные – на исполнение.

  5. На этапе рассмотрения адресатом принимается решение о необходимости исполнения или о завершении работы с документом. В первом случае адресат создает необходимое количество поручений, после чего исполнителям поступают соответствующие задачи исполнения или ознакомления.

    Рисунок 3. Поручение по документу на этапе исполнения

  6. На этапе исполнения входящего, внутреннего или распорядительного документа исполнителями формируются отчеты об исполнении и направляются на проверку. В ходе проверки отчет может быть утвержден либо отклонен – в этом случае исполнителю необходимо доработать отчет и направить на проверку повторно.

    По поручению может быть назначен ответственный исполнитель и контролер. Если назначен ответственный исполнитель, то отчеты соисполнителей направляются на проверку только ему. Если назначен контролер, то может быть выбран один из вариантов проверки отчета: «только автором», «только контролером», «сначала контролером, затем автором», либо задание на проверку поступает одновременно автору и контролеру, но выполняет его кто-то один (любой).

    Рисунок 4. Дерево дочерних поручений

  7. Датой исполнения поручения является дата утверждения отчета. В рамках исполнения исполнителями могут быть созданы дочерние поручения «во исполнение» родительского, таким образом, поручения образуют иерархическую структуру.

В процессе исполнения исполнитель может направить автору поручения мотивированный запрос на перенос сроков исполнения либо на отмену поручения. Автор поручения, получив соответствующее задание, принимает положительное или отрицательное решение.

При приближении или наступлении сроков исполнения поручения пользователю направляется уведомление (за 3 дня – до и ежедневно - после) по электронной почте с напоминанием о необходимости предоставления отчета.

Архитектура решения

При проектировании использованы стандартные справочники платформы, стандартные карточки документов и поручения были заменены новыми. Для создания бизнес-процессов был использован механизм серверных расширений DocsVision, что позволило повысить скорость рассылки заданий и движения карточек документов и поручений по жизненному циклу.

В решении задействованы стандартные справочники: сотрудников, контрагентов, а также универсальный справочник. В основе архитектуры лежат два типа карточек – документа и поручения.

Используется централизованная схема хранения данных (один репозиторий).

Разработка велась с использованием технологий WPF и NET 4 на языке программирования C#.

Поставка решения

Решение является универсальным, готовым к использованию без участия разработчика. При этом на базе него может быть построено решение с измененным/дополнительным функционалом в ходе проекта внедрения.

Поставка решения может производиться либо разработчиком (компания IT-Universe), либо любым партнером Docsvision при заключении соответствующего договора с разработчиком.

Решение поддерживается разработчиком. Предполагается выход обновлений 1 раз в квартал.

Процесс обновления аналогичен первичной установке решения. Необходимо обновить клиентские библиотеки на каждой рабочей станции.

В состав поставки решения входят:

  • набор xml-объектов (карточки, бизнес-процессы, универсальный справочник);
  • инсталлятор (с набором клиентских и серверных dll-библиотек);
  • описание решения (для партнера);
  • руководство пользователя.

Решение может быть поставлено по договору на выполнение работ или по смешанной (лицензионно-сервисной) схеме поставки.

Дополнительные материалы:

  • руководство пользователя;
  • виртуальная машина с развернутым решением;
  • удаленная демонстрация;
  • очная демонстрация в офисе разработчика.

Контакты для получения решения:

Владимир Махлин, технический директор компании IT Universe.
E-mail: mclean@it-universe.ru
Тел. +7 (846) 979-80-80.