IT-Universe
(846) 979-80-80  info@it-universe.ru

Общие сведения о системах электронного документооборота

Системы электронного документооборота

Основной и универсальный метод управления на предприятиях в настоящее время – документационный. Именно документы обеспечивают взаимодействие между структурными подразделениями и отдельными сотрудниками организации, ее партнерами, клиентами и вышестоящими ведомствами. Вот почему возникает потребность в создании полноценной системы управления бизнес-процессами, интегрированной с системой управления документами, – системы электронного документооборота (СЭД).

Автоматизация управленческого документооборота не является ноу-хау для российского рынка: более двух десятилетий насчитывает история развития отечественных СЭД, десятки систем «ищут» своего потребителя, множество открытых источников содержат информацию о различных аспектах внедрения и эксплуатации СЭД. Тем не менее проблематика выбора системы электронного документооборота по-прежнему актуальна и вызывает множество вопросов со стороны потенциальных потребителей.

Какие проблемы заставляют задуматься о необходимости внедрения СЭД?

Основной предпосылкой внедрения СЭД, на наш взгляд, является кризис управления в крупных и развивающихся компаниях. Факторами снижения эффективности управления могут являться рост штата, территориально-распределенная структура компании, отсутствие регламентации деятельности и регулярного менеджмента, а также надлежащих средств автоматизации.

О необходимости внедрения СЭД могут свидетельствовать, в первую очередь, значительный поток бумажных документов, обработка которых увеличивает сроки выполнения работ, недостаточная оперативность принятия и выполнения управленческих решений, проблематичность нахождения виновных в нарушении исполнительской дисциплины, увеличение времени на поиск документов и формирование отчетности, утечка конфиденциальной информации.

Что дает предприятию внедрение СЭД?

Повышать эффективность деятельности предприятий можно, снижая затраты или улучшая результаты – СЭД позволяет достичь обеих целей. Прямой эффект от внедрения связан с экономией времени сотрудников за счет уменьшения простоев при обработке документов и времени их поиска, сокращением площадей для хранения бумажных документов, экономией средств на материалы.

Однако, мы считаем, что существенно важнее – косвенный эффект, выражающийся в улучшении качества работы организации – прозрачность и мобильность управления, ускорение процессов согласования и принятия решений, контроль исполнительской дисциплины, надежность процессов обработки документов, возможность накопления знаний.

Автоматизация документооборота позволяет предприятию внедрить новые методы управления, которые раньше были недоступны. Подобные улучшения значительно повышают уровень управляемости компании и позволяют ей быстрее реагировать на внешние изменения, что дает заметные конкурентные преимущества.

По статистике выполненных проектов, возврат от инвестиций наших клиентов в автоматизацию документооборота составляет от 130 до 200%, срок окупаемости находится в диапазоне от 12 до 18 месяцев.

Внедрение СЭД позволило нашим заказчикам сократить непроизводительные затраты рабочего времени на 15-20% за счет ускорения операций согласования и поиска документов, а также формирования отчетности.

По нашему опыту, автоматизация с использованием СЭД востребована компаниями с численностью управленческого персонала от 50-80 человек. Это связано с тем, что именно при таком количестве сотрудников начинает снижаться управляемость организации. Однако наша практика показывает, что повысить эффективность деятельности малых и даже средних предприятий можно и без использования СЭД – часто для этого достаточно проанализировать и выделить основные процессы организации и стандартизировать набор типовых управленческих решений, возникающих при выполнении устойчивых последовательностей работ, то есть регламентировать деятельность. При этом в качестве средств автоматизации можно использовать электронную почту и общее файловое хранилище документов.

Что мы предлагаем?

Автоматизация бизнес-процессов, в том числе связанных с обработкой документов, является одним из ключевых направлений деятельности нашей компании на протяжении 12 лет. Наиболее глубокие компетенции в этой области связаны с разработкой, внедрением и информационно-технической поддержкой систем корпоративного электронного документооборота на платформах Docsvision – одной из самых известных и продаваемых российских платформ управления документами, задачами и бизнес-процессами, и EMC Documentum – одной из лидирующих мировых ECM-платформ.

Специалисты нашей компании прошли обучение в авторизованных учебных центрах Docsvision и EMC и имеют сертификаты, подтверждающие соответствующую квалификацию, а также знакомы с решениями на платформах MS SharePoint, Alfresco, CUBA, Directum, Naumen, PayDox, 1С, Optima workflow и других.

Не менее важным мы считаем направление деятельности, связанное с описанием и реинжинирингом бизнес-процессов, подготовкой комплекта регламентирующих документов, поддержанием регламентной документации наших заказчиков в актуальном состоянии.

Большинство наших технических специалистов обладает глубокими, экспертными знаниями в области управления документами, а также многолетним опытом проектирования и внедрения СЭД на различных платформах. Автоматизация, с нашей точки зрения, является всего лишь средством достижения целей, которые ставит перед собой наш заказчик. Может показаться странным, но при взаимодействии с потенциальными клиентами мы стараемся критически оценить необходимость внедрения СЭД, выявить проблемы, потребности в автоматизации и предложить такой вариант, который позволит улучшить результаты деятельности заказчика без неэффективных затрат, в том числе на избыточную автоматизацию.

Такой подход позволяет нам избежать ангажированности к какой-либо одной системе электронного документооборота – мы предоставляем нашим заказчикам информацию о широком спектре технологий, платформ и прикладных решений, которые могут быть использованы при автоматизации, если она действительно необходима, а также даем рекомендации, основанные на наших знаниях и опыте. Тем самым, мы стремимся сформировать у наших потенциальных клиентов понимание стоящих перед ними задач и способах их реализации – мы полагаем, что только в этом случае заказчик сможет принять осознанное и эффективное решение. Как правило, такая стратегия приносит свои положительные плоды – большинство наших проектов заканчиваются успешно, при этом сотрудничество с клиентами продолжается не только в области документооборота, но и в других направлениях IT-консалтинга и автоматизации деятельности.