IT-Universe
(846) 979-80-80  info@it-universe.ru

Автоматизация документооборота: «коробочное» решение может быть гибким


Выбор оптимального способа IT-автоматизации – головная боль руководителей компаний. С одной стороны, хочется минимизировать роль человеческого фактора. С другой стороны, есть опасность, что автоматизация окажется «прокрустовым ложем» для бизнес-процессов компании. Как же избежать ошибок?

 

Система, платформа, прикладное решение: разбираемся

Система – это готовое программное обеспечение. В ней могут быть заложены очень богатые возможности, но предназначена она для выполнения строго определенных задач.

Платформа – это базовый набор модулей, позволяющих использовать различные технологии: хранения и доступа к данным, управления потоками работ и задач и т.п. В ней нет (или почти нет) функционала для конечного пользования. Приобрести платформу - значит получить возможность для построения прикладных решений на ее основе.

Прикладное решение – это тоже набор модулей. Но они создаются не «с чистого листа», а с использованием возможностей конкретной платформы. Прикладное решение может быть типовым («коробочным»), а может быть разработано для конкретной компании, с учетом ее специфики и потребностей.

 

Разные задачи – разные платформы

Каждая платформа имеет свою специфику. Платформы класса ERP ориентированы на автоматизацию финансово-хозяйственной деятельности (бухгалтерии, складского и управленческого учетов).

У платформ класса ECM больше возможностей для построения прикладных решений, направленных на управление документами. «Управление документами» - понятие более широкое, чем документооборот. Так, управление знаниями, мультимедийным контентом, документоориентированное взаимодействие выходят за рамки СЭД.

Производителями ЕСМ-платформ являются американская корпорация EMC Documentum и компания DocsVision, один из лидеров российского рынка систем по управлению документами и бизнес-процессами (в частности, СЭД).

 

Платформа или система?

Система обычно изначально готова к использованию. Это экономит и время, и деньги. Но есть и «оборотная сторона медали»: необходимость подстраивания бизнес-процессов под систему.

Например, можно ли автоматизировать документооборот с помощью отдельной программы? Можно. Но где гарантия, что вскоре первоначальная задача в рамках того же документооборота не усложнится и не изменится, или не появятся задачи по управлению информацией за пределами документооборота? Тогда придется приобретать дополнительные программы, а заодно решать проблему с их интеграцией.

Платформа же позволяет не только видоизменять прикладные решения под новые условия, но и автоматизировать новые задачи. Так что приобретение платформы и прикладного решения на ее основе – это инвестиция в развитие IT-инфраструктуры компании на годы вперед.

 

Типовое «коробочное» решение: к чему надо быть готовым

Создание прикладного решения на базе платформы «с нуля» - дело сложное, долгое и затратное. Поэтому производители платформ предлагают компаниям приобрести у них и «коробочное» прикладное решение. Например, у DocsVision есть целый набор таких решений: документооборот, сервис-деск, управление качеством, управление совещаниями.

Однако, приобретая типовую «коробку», важно понимать, что возможности ее модификации ограничены. Значит, придется подстраивать бизнес-процессы под функционал программы.

 

Новинка от компании IT Universe

Необходимость «прогибать» привычные правила документооборота под требования прикладного решения мало кого устраивает. Хочется, чтобы было наоборот.

Исходя из этого, компания IT Universe создала своё собственное прикладное решение на платформе DocsVision (его рабочее название - «Корпоративный документооборот»).

Чем же интересна разработка IT Universe?

Во-первых, новое решение дает возможность полной модификации (перенастройки) под требования конкретного заказчика.

Во-вторых, у него расширенный функционал. Система позволяет автоматизировать учет и обмен документами в рамках холдинга, сохраняя при этом автономность документооборота каждого отдельного юрлица и прозрачность документооборота холдинга в целом. Кроме того, предусмотрена автоматизация предварительного согласования проектов поручений, запросов на изменение сроков их исполнения и отмену. Поддерживается календарь рабочего времени (учитываются выходные и праздничные дни, дни отсутствия сотрудника).

Наконец, решение проще в использовании (требуется меньше переходов между объектами системы) и интуитивно понятнее: специалисты IT Universe учли свой богатый опыт внедрения подобных систем.

 

Подробную информацию о новой разработке можно получить по телефону: (846) 979-80-80.